Todos los Trabajos
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Administración de consultorios médicos Rockville, MD /Alexandria, VA

Cervello-Wellness

Administración de consultorios médicos

Tiempo completo • Rockville, MD /Alexandria, VA
Beneficios:
  • Coincidencia 401(k)
  • Bonificación basada en el rendimiento
  • Seguro dental
  • Seguro médico
  • Tiempo libre remunerado

Cervello-Wellness busca un Administrador de Consulta Médica compasivo y altamente organizado para gestionar las operaciones diarias de nuestra clínica ambulatoria de salud mental. Este puesto es fundamental para garantizar una experiencia fluida para los pacientes, apoyar a los proveedores y mantener el cumplimiento de las normativas sanitarias y de salud mental. El candidato ideal demuestra profesionalidad, empatía y eficiencia, al tiempo que fomenta un entorno de apoyo y acogedor para clientes y personal.

Responsabilidades clave

Soporte al paciente y recepción

  • Recibe a los clientes de manera cálida, respetuosa y profesional para crear un entorno seguro y acogedor.

  • Programa evaluaciones de ingreso, sesiones de terapia, manejo de medicación y citas de seguimiento.

  • Recoge los formularios de ingreso, la documentación de consentimiento y asegúrate de que los registros de los pacientes estén actualizados en el EHR.

  • Manejar la información sensible del paciente con discreción y conforme a la HIPAA.

  • Ayuda a los pacientes con la verificación del seguro, dudas sobre la facturación y la recaudación de pagos.

Gestión Administrativa y de Oficina

  • Gestionar las operaciones diarias de la oficina, asegurando un flujo de trabajo fluido para proveedores y personal clínico.

  • Contesta y dirige llamadas, correos electrónicos y mensajes de portal de manera oportuna y profesional.

  • Mantén el inventario de material médico y de oficina, haciendo pedidos según sea necesario.

  • Haz un seguimiento de los horarios de los proveedores, cancelaciones y listas de espera para maximizar la disponibilidad clínica.

  • Apoyar el cumplimiento de las normas de acreditación y la normativa sanitaria.

Coordinación de facturación y seguros

  • Verifica la cobertura del seguro, obtén autorizaciones previas y gestiona las derivaciones.

  • Procesar y conciliar la facturación, la presentación de reclamaciones y el seguimiento de las reclamaciones denegadas.

  • Trabaja estrechamente con el equipo de facturación para garantizar la precisión y el reembolso puntual.

Apoyo al equipo clínico

  • Proporcionar apoyo en la programación y administrativo a terapeutas, enfermeros psiquiátricos y otros profesionales.

  • Coordinar la comunicación entre pacientes y proveedores manteniendo la confidencialidad.

  • Ayudar en la gestión de la documentación, asegurando el cumplimiento de las normativas de salud mental.

Cualificaciones

  • Se requiere diploma de bachillerato o equivalente; Se prefiere un título de asociado o grado en administración sanitaria, psicología o campo relacionado.

  • Mínimo 3 años de experiencia en un entorno médico o de salud mental.

  • Conocimiento de la terminología de la salud conductual, sistemas de EHR y procesos de seguros.

  • Sólidas habilidades organizativas, multitarea y resolución de problemas.

  • Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación, con la capacidad de relacionarse con sensibilidad con personas en apuros.

  • Conocimiento de HIPAA, leyes de privacidad en salud mental y normativas de cumplimiento sanitario.

Acceso y programación de pacientes

  • Dominio de la programación de citas (nuevas admisiones de pacientes, seguimientos, terapia recurrente, revisiones médicas en psiquiatría, sesiones grupales)

  • Coordinación del calendario entre varios clínicos y ubicaciones (presencial + telemedicina)

  • Gestionar cancelaciones/ausencias de forma profesional (listas de espera, reprogramación, flujos de trabajo de recordatorios)

  • Enrutamiento básico de triaje (saber qué va al clínico, facturación o supervisor clínico)

Comunicación y atención al cliente

  • Habilidades cálidas y profesionales por teléfono (alto volumen de llamadas, llamadas emocionales, pacientes ansiosos o frustrados)

  • Comunicación escrita clara (mensajes en el portal, correo electrónico, cartas, seguimientos de derivaciones)

  • Gestión de conflictos y actitud tranquila

  • Límites firmes (apoyo, pero sin dar consejos clínicos)

Documentación y precisión de los datos

  • Introducción precisa de datos (demografía, seguros, consentimientos, formularios de retorno de la inversión)

  • Atención al detalle con nombres, datas de nacimiento, IDs de plan, #s de autorización, NPIs de proveedores, etc.

  • Manejo de documentos (escaneo/subida, indexación correcta en el gráfico)

Competencia tecnológica

  • Comodidad con sistemas EHR/EMR y herramientas de gestión de consultas (programación, mensajería, almacenamiento de documentos)

  • Microsoft Office / Google Workspace (hojas de cálculo, plantillas, formularios)

  • Sistemas telefónicos y mensajería/portales seguros para pacientes

  • Soporte de plataformas de telemedicina (ayuda a los pacientes a conectarse, resolución de problemas básicos)

Verificación de seguros y soporte básico de facturación

  • Verificación de elegibilidad (fechas de cobertura, copagos/coseguros, franquicias, requisitos de pagador)

  • Entender las derivaciones y autorizaciones previas (al menos el flujo de trabajo, incluso si un facturador se encarga de la presentación final)

  • Cobrar copagos / saldos y explicar las políticas de pago de forma clara y diplomática

Profesionalidad y fiabilidad

  • Confidencialidad y discreción

  • Gestión del tiempo y puntualidad (los puestos en recepción requieren muchas interrupciones)

  • Trabajo en equipo con clínicos, facturadores y supervisores


Concienciación de alto nivel sobre privacidad y consentimiento

Los registros de salud conductual suelen ser más sensibles que los registros médicos generales, por lo que las consultas suelen requerir:

  • Buen conocimiento de las prácticas de privacidad de HIPAA (mínimo necesario, verificación antes de divulgar información)

  • Flujo de trabajo de Comodidad con la Liberación de Información (ROI) (qué se puede o no puede compartirse, documentar el consentimiento)

  • Precaución extra con los mensajes de voz/mensajes/correos electrónicos (lo que puedes decir sin revelar información protegida)

Comunicación informada sobre el trauma y libre de estigma

  • Capacidad para comunicarse sin juicios y con respeto con los pacientes que experimentan:

    • ansiedad, depresión, TEPT, síntomas de psicosis, consumo de sustancias o situaciones de crisis

  • Uso del lenguaje centrado en la persona y evitando suposiciones

  • Conceptos básicos de desescalada (mantener la calma, reducir el ritmo, validar sentimientos, saber cuándo involucrar a un supervisor o clínico)

Enrutamiento de crisis y cumplimiento de protocolos de seguridad (no clínico)

El personal administrativo en salud conductual a menudo necesita:

  • Reconoce las declaraciones de "bandera roja" (por ejemplo, amenazas de autolesión/violencia)

  • Sigue un protocolo de crisis de práctica: a quién notificar, qué documentar y qué NO hacer

  • Saber cuándo dirigir a alguien a recursos de emergencia según la política de la clínica
    (Esto va de enrutamiento y procedimiento, no de asesoramiento.)

Flujos de trabajo de admisión y preparación

La ingesta de salud conductual suele ser más complexa:

  • Recopilar formularios de selección/admisión, expedientes de historial, consentimientos, acuerdos financieros

  • Coordinar las derivaciones (médicos de cabecera, escuelas, EAPs, tribunales, hospitales) y obtener la documentación requerida

  • Explicar claramente los pasos de incorporación del tratamiento (configuración del portal, políticas, qué esperar)

Gestionar los horarios de los clínicos que sean "basados en sesiones"

  • Entender que la terapia suele ser Franjas horarias semanales fijas

  • Gestión de llegadas tardías y límites de sesión

  • Coordinar los horarios de terapia grupal y el seguimiento de asistencia (si procede)

  • Estabilidad emocional (puedes interactuar con pacientes angustiados a diario)

  • Empatía con los límites (amable, pero firme con las políticas)

  • Humildad cultural y conciencia de las diversas identidades y experiencias

  • Discreción en espacios compartidos (conversaciones en el vestíbulo, verificación discreta de la identidad)

  • Resiliencia y adaptabilidad (cambios frecuentes de horario, llamadas urgentes)

  • Experiencia con conceptos de facturación en salud conductual (incluso a nivel básico):

    • Tipos de visitas, autorizaciones y flujos de trabajo de seguimiento de reclamaciones de psicoterapia vs gestión de medicamentos

  • Familiaridad con sistemas de práctica centrados en la terapia (no obligatorio en todas partes)

  • Habilidades de comunicación bilingüe

  • Conocimiento de los recursos comunitarios (listas de derivaciones, líneas de crisis—de nuevo según el protocolo de la clínica)

  • Experto en programación médica, gestión de calendarios multiproveedor y soporte telefónico de alto volumen

  • Sólidas habilidades de atención al paciente con comunicación tranquila y profesional en situaciones sensibles

  • Entrada precisa de datos y gestión documental dentro de un sistema EHR/EMR

  • Conocimiento práctico sobre la verificación de elegibilidad de seguros, copagos y flujos de trabajo de autorización

  • Compromiso demostrado con la confidencialidad, la privacidad y la discreción profesional

  • Capacidad para seguir protocolos de seguridad en salud conductual/enrutamiento de crisis y escalar adecuadamente

  • Cómodo apoyando citas por telemedicina y resolución de problemas básicos

  • Organización sólida, gestión del tiempo y capacidad para priorizar en un entorno acelerado

Compensación: $21.00 - $23.00 por hora




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